Polityka Prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 30 czerwca 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w serwisie internetowym Nowoczesne Systemy Grzewcze 365, zwanym dalej „Serwisem”.

Polityka dotyczy w szczególności:

• osób odwiedzających Serwis;
• osób korzystających z formularza kontaktowego;
• osób zakładających konto użytkownika;
• klientów składających zapytania, zamówienia lub zawierających umowy;
• osób kontaktujących się telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem innych kanałów komunikacji;
• osób korzystających z usług montażowych, serwisowych, gwarancyjnych oraz związanych z obsługą dofinansowań.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

BGB sp. z o.o.
ul. Wołowska 4
51-116 Wrocław
KRS: 0000948741
NIP: 8952237676

Oddział terenowy:
ul. Targowa 8
38-540 Zagórz

Telefon: +48 530 366 877
E-mail: biuro@nsg365.pl

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO oraz bezpieczeństwa danych można kontaktować się z Administratorem przy wykorzystaniu powyższych danych kontaktowych.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu oraz zakresu świadczonych usług Administrator może przetwarzać następujące dane:

1. Dane identyfikacyjne, w szczególności imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, PESEL – jeżeli jego podanie jest wymagane do zawarcia lub realizacji umowy, rozliczenia albo obsługi dofinansowania.
2. Dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny oraz adres realizacji inwestycji.
3. Dane przekazane w formularzu kontaktowym, wiadomości e-mail, podczas rozmowy telefonicznej lub bezpośredniego spotkania.
4. Dane dotyczące zamówień, ofert, umów, płatności, faktur, reklamacji, gwarancji i zgłoszeń serwisowych.
5. Dane dotyczące budynku, instalacji lub planowanej inwestycji, w szczególności adres obiektu, informacje techniczne, dokumentacja zdjęciowa, pomiary oraz informacje potrzebne do przygotowania projektu, doboru urządzeń lub wyceny.
6. Dane niezbędne do przygotowania lub obsługi wniosku o dofinansowanie, jeżeli klient zleci Administratorowi wykonanie takich czynności.
7. Dane dotyczące konta użytkownika, historii zamówień, koszyka oraz aktywności po zalogowaniu.
8. Dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, data i godzina połączenia, typ urządzenia, system operacyjny, rodzaj przeglądarki, odwiedzane podstrony, źródło wejścia na stronę oraz identyfikatory cookies.

Administrator nie wymaga przekazywania danych, które nie są potrzebne do realizacji określonego celu.

4. Źródło danych

Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, między innymi poprzez:

• formularz kontaktowy;
• korespondencję e-mail;
• kontakt telefoniczny;
• konto użytkownika;
• składanie zapytań, zamówień i reklamacji;
• zawieranie i wykonywanie umów;
• spotkania, wizje lokalne, pomiary i realizację usług.

W określonych sytuacjach dane mogą pochodzić również od:

• osoby reprezentującej klienta;
• współwłaściciela nieruchomości;
• małżonka lub członka gospodarstwa domowego;
• wykonawcy, podwykonawcy lub partnera handlowego;
• instytucji obsługującej program dofinansowania;
• publicznie dostępnych rejestrów, w szczególności CEIDG lub KRS.

Jeżeli dane nie zostaną pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, Administrator przekazuje tej osobie wymagane informacje, chyba że zastosowanie znajduje jeden z wyjątków przewidzianych w przepisach prawa.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

5.1. Obsługa zapytań i formularza kontaktowego

Dane przesłane przez formularz kontaktowy, wiadomość e-mail lub przekazane telefonicznie przetwarzamy w celu:

• udzielenia odpowiedzi;
• przygotowania wyceny lub oferty;
• umówienia spotkania albo wizji lokalnej;
• podjęcia działań przed zawarciem umowy;
• prowadzenia dalszej korespondencji związanej ze sprawą.

Podstawą przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt dotyczy zawarcia umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji, udzielaniu odpowiedzi i obsłudze zapytań.

5.2. Przygotowanie oferty i zawarcie umowy

Dane przetwarzamy w celu przygotowania oferty, przeprowadzenia pomiarów, doboru urządzeń, przygotowania projektu, zawarcia oraz wykonania umowy.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5.3. Realizacja zamówień i usług

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• realizacji zamówienia;
• dostawy urządzeń i materiałów;
• przeprowadzenia montażu;
• wykonania uruchomienia instalacji;
• przeprowadzenia przeglądu lub naprawy;
• obsługi gwarancji i reklamacji;
• prowadzenia dokumentacji realizacji inwestycji;
• kontaktu z klientem podczas realizacji oraz po wykonaniu usługi.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5.4. Obsługa dofinansowań

Jeżeli klient zleci Administratorowi pomoc w uzyskaniu lub rozliczeniu dofinansowania, dane mogą być przetwarzane w celu:

• weryfikacji warunków programu;
• przygotowania dokumentów;
• złożenia lub obsługi wniosku;
• prowadzenia korespondencji z właściwą instytucją;
• rozliczenia wykonanej inwestycji.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w określonych przypadkach również art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli przetwarzanie wynika z obowiązujących przepisów.

Zakres danych każdorazowo ograniczany jest do informacji niezbędnych do realizacji konkretnej usługi lub wymagań danego programu.

5.5. Prowadzenie konta użytkownika

Dane konta użytkownika przetwarzamy w celu:

• utworzenia i utrzymywania konta;
• umożliwienia logowania;
• zapewnienia dostępu do historii zamówień i dokumentów;
• obsługi funkcji dostępnych dla zalogowanych użytkowników;
• zabezpieczenia konta przed nieuprawnionym dostępem.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5.6. Obowiązki księgowe, podatkowe i prawne

Dane zawarte w fakturach, umowach, dokumentach księgowych oraz dokumentacji realizacji usług przetwarzamy w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, konsumenckich i innych przepisów prawa.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5.7. Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane w celu:

• ustalenia przebiegu realizacji umowy;
• rozpatrywania reklamacji;
• dochodzenia należności;
• obrony przed roszczeniami;
• prowadzenia postępowań sądowych, administracyjnych lub egzekucyjnych.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

5.8. Bezpieczeństwo Serwisu

Dane techniczne, logi serwera oraz informacje o aktywności użytkowników mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu;
• wykrywania błędów i awarii;
• zapobiegania nadużyciom;
• ochrony kont użytkowników;
• zabezpieczenia przed spamem i nieuprawnionymi próbami dostępu;
• tworzenia kopii zapasowych.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

5.9. Marketing i informacje handlowe

Dane mogą być wykorzystywane do przesyłania newslettera, informacji o ofercie, promocjach lub nowych usługach wyłącznie wtedy, gdy użytkownik wyraził wymaganą zgodę.

Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Wysyłanie informacji handlowych za pomocą poczty elektronicznej, wiadomości SMS, komunikatorów lub prowadzenie marketingu telefonicznego odbywa się wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody wymaganej przez Prawo komunikacji elektronicznej.

Zgodę można wycofać w każdym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

5.10. Analityka i marketing internetowy

Opcjonalne narzędzia analityczne, reklamowe lub marketingowe mogą być uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika zgody za pomocą banera cookies.

Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda udzielona zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.

Brak zgody na opcjonalne cookies nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.

Podanie określonych danych może być jednak konieczne do:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie;
• przygotowania wyceny;
• zawarcia i wykonania umowy;
• realizacji zamówienia;
• wystawienia faktury;
• przeprowadzenia dostawy lub montażu;
• rozpatrzenia reklamacji;
• obsługi gwarancji;
• przygotowania lub rozliczenia wniosku o dofinansowanie.

Niepodanie danych wymaganych w danej sytuacji może uniemożliwić wykonanie powyższych czynności.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:

• dostawcom systemów informatycznych, systemu Odoo, hostingu, serwerów, kopii zapasowych i usług chmurowych;
• dostawcom poczty elektronicznej, usług telekomunikacyjnych i zabezpieczeń informatycznych;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe, prawne, windykacyjne lub audytowe;
• bankom i operatorom płatności;
• kurierom, przewoźnikom i operatorom pocztowym;
• producentom, dystrybutorom i dostawcom urządzeń;
• instalatorom, projektantom, serwisantom i innym podwykonawcom uczestniczącym w realizacji zamówienia;
• towarzystwom ubezpieczeniowym, jeżeli jest to niezbędne do likwidacji szkody;
• instytucjom finansującym i organom obsługującym programy dofinansowań – jeżeli wynika to ze zleconej usługi;
• organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa;
• dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych – wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora otrzymują dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im czynności.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator w pierwszej kolejności korzysta z usług podmiotów przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli korzystanie z określonego narzędzia informatycznego, analitycznego, reklamowego lub komunikacyjnego będzie wiązało się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie nastąpi wyłącznie zgodnie z przepisami RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• standardowych klauzul umownych;
• innych zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO.

Informacja o takim przekazywaniu może zostać również przedstawiona w ustawieniach cookies albo w informacji dotyczącej konkretnego narzędzia.

9. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

1. Dane związane z zapytaniem lub korespondencją są przechowywane do zakończenia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu kontaktu lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
2. Dane związane z przygotowaniem oferty są przechowywane przez czas prowadzenia rozmów, a po ich zakończeniu przez okres uzasadniony możliwością powrotu do oferty lub dochodzenia roszczeń.
3. Dane związane z umową, zamówieniem, montażem, serwisem, gwarancją lub reklamacją są przechowywane przez okres realizacji umowy, obowiązywania gwarancji oraz do czasu przedawnienia związanych z nią roszczeń.
4. Dokumentacja księgowa i podatkowa jest przechowywana przez okres wymagany obowiązującymi przepisami.
5. Dane konta użytkownika są przechowywane do czasu usunięcia konta, chyba że dalsze przechowywanie określonych informacji jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami.
6. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania.
7. Informacja potwierdzająca udzielenie albo wycofanie zgody może być przechowywana przez okres niezbędny do wykazania zgodności działań Administratora z prawem.
8. Logi techniczne i dane związane z bezpieczeństwem są przechowywane przez okres konieczny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki błędów oraz wyjaśniania incydentów.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo archiwizowane, jeżeli obowiązek ich dalszego przechowywania wynika z przepisów prawa.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, mogą przysługiwać następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
• prawo sprostowania lub uzupełnienia danych;
• prawo żądania usunięcia danych;
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Niektóre prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Administrator może odmówić wykonania żądania, jeżeli dalsze przetwarzanie danych jest konieczne między innymi do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@nsg365.pl.

Administrator może poprosić o podanie informacji pozwalających potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli po uzyskaniu zgody użytkownika zostaną uruchomione narzędzia analityczne lub reklamowe, mogą one tworzyć grupy odbiorców na podstawie aktywności w Serwisie. Takie działania mogą stanowić profilowanie marketingowe, lecz nie powodują automatycznego zawarcia umowy, odmowy świadczenia usługi ani ustalenia ceny dla konkretnej osoby.

12. Logi serwera

Podczas korzystania z Serwisu urządzenie użytkownika automatycznie nawiązuje połączenie z serwerem Serwisu.

W ramach logów serwera mogą zostać zapisane między innymi:

• adres IP;
• data i godzina połączenia;
• adres żądanej podstrony;
• kod odpowiedzi serwera;
• typ przeglądarki i systemu operacyjnego;
• adres strony, z której nastąpiło przejście do Serwisu;
• informacje dotyczące błędów lub prób nieuprawnionego dostępu.

Logi wykorzystywane są w celach technicznych, administracyjnych, statystycznych i związanych z bezpieczeństwem. Co do zasady nie służą bezpośredniej identyfikacji użytkownika.

13. Pliki cookies

13.1. Czym są cookies

Cookies są niewielkimi plikami lub informacjami zapisywanymi w urządzeniu użytkownika podczas korzystania z Serwisu.

Cookies mogą służyć między innymi do:

• utrzymania sesji użytkownika;
• prawidłowego działania logowania i konta;
• zapamiętania zawartości koszyka;
• zabezpieczenia formularzy;
• zapamiętania ustawień językowych;
• zapamiętania decyzji dotyczącej zgody na cookies;
• ustalenia źródła wejścia do Serwisu;
• prowadzenia statystyk;
• pomiaru skuteczności działań marketingowych.

13.2. Cookies niezbędne

Cookies niezbędne są wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, bezpieczeństwa, logowania, obsługi sesji, formularzy i koszyka.

Ich stosowanie nie wymaga zgody użytkownika, jeżeli są one konieczne do wykonania transmisji komunikatu elektronicznego lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.

Przykładem może być:

• session_id – utrzymanie sesji użytkownika i prawidłowego działania Serwisu;
• plik zapisujący decyzję użytkownika dotyczącą cookies;
• techniczne zabezpieczenia formularzy i logowania.

Wyłączenie cookies niezbędnych może spowodować, że część funkcji Serwisu nie będzie działała prawidłowo.

13.3. Cookies preferencyjne

Cookies preferencyjne mogą służyć do zapamiętywania wybranych ustawień Serwisu, takich jak język lub sposób wyświetlania strony.

Przykładem może być:

• frontend_lang – zapamiętanie wybranego języka Serwisu.

13.4. Cookies związane z historią interakcji

Serwis oparty jest na systemie Odoo, który – zależnie od uruchomionych funkcji – może wykorzystywać cookies lub identyfikatory związane z historią interakcji, między innymi:

• utm_campaign;
• utm_source;
• utm_medium;
• im_livechat_previous_operator.

Mogą one służyć do ustalenia źródła wejścia na stronę, rozpoznania kampanii marketingowej albo obsługi funkcji czatu.

Jeżeli nie są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, są uruchamiane dopiero po wyrażeniu zgody.

13.5. Cookies analityczne

Cookies analityczne mogą służyć do zbierania informacji o sposobie korzystania z Serwisu, popularności poszczególnych podstron, czasie wizyty oraz występujących błędach.

Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi takich jak Google Analytics, mogą być stosowane między innymi następujące cookies:

• _ga;
• _gid;
• _gat;
• _gac_*.

Cookies analityczne są uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody użytkownika.

13.6. Cookies marketingowe i reklamowe

Cookies marketingowe mogą służyć do:

• mierzenia skuteczności kampanii;
• ograniczania liczby wyświetleń reklamy;
• tworzenia grup odbiorców;
• prezentowania reklam dopasowanych do zainteresowań użytkownika;
• prowadzenia remarketingu.

Jeżeli takie narzędzia są aktywne, mogą wykorzystywać między innymi cookies __gads, __gac lub inne identyfikatory dostawców zewnętrznych.

Cookies marketingowe są uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody użytkownika.

13.7. Okres działania cookies

Cookies mogą mieć charakter:

• sesyjny – są usuwane po zamknięciu przeglądarki lub zakończeniu sesji;
• trwały – pozostają w urządzeniu do czasu upływu ustawionego okresu lub ich wcześniejszego usunięcia przez użytkownika.

Dokładny czas działania cookies zależy od ich rodzaju, konfiguracji Serwisu oraz ustawień dostawcy danego narzędzia. Aktualne informacje o cookies można sprawdzić w ustawieniach przeglądarki lub narzędziach deweloperskich przeglądarki.

13.8. Zarządzanie zgodą

Przy pierwszej wizycie w Serwisie użytkownik może:

• zaakceptować opcjonalne cookies;
• pozostać wyłącznie przy cookies niezbędnych.

Brak zgody albo odrzucenie opcjonalnych cookies nie może powodować zablokowania dostępu do podstawowej treści Serwisu.

Zgodę na opcjonalne cookies można wycofać poprzez ponowne otwarcie ustawień cookies, usunięcie cookies zapisanych w przeglądarce lub zmianę ustawień przeglądarki.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

14. Treści i usługi zewnętrzne

Serwis może zawierać odnośniki lub osadzone treści pochodzące od zewnętrznych dostawców, takie jak:

• mapy;
• filmy;
• media społecznościowe;
• systemy płatności;
• narzędzia analityczne;
• formularze lub moduły komunikacyjne.

Jeżeli załadowanie treści zewnętrznej wiąże się z zapisaniem opcjonalnych cookies lub przekazaniem danych do podmiotu trzeciego, treść powinna zostać uruchomiona dopiero po wyrażeniu odpowiedniej zgody.

Po przejściu na stronę zewnętrzną zasady przetwarzania danych określa operator tej strony.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, dostosowane do charakteru przetwarzanych danych oraz istniejącego ryzyka.

Środki te mogą obejmować w szczególności:

• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych;
• stosowanie indywidualnych kont i uprawnień;
• szyfrowanie transmisji danych;
• wykonywanie kopii zapasowych;
• aktualizowanie wykorzystywanego oprogramowania;
• zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem;
• ewidencjonowanie osób upoważnionych do przetwarzania danych;
• zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z dostawcami usług.

Pomimo stosowania zabezpieczeń korzystanie z Internetu nie eliminuje całkowicie ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych.

16. Dane osób małoletnich

Serwis i oferowane za jego pośrednictwem usługi nie są kierowane bezpośrednio do dzieci.

Jeżeli w związku z realizacją umowy lub obsługą programu dofinansowania konieczne jest przetwarzanie danych osoby małoletniej, dane powinny zostać przekazane przez jej przedstawiciela ustawowego lub inną uprawnioną osobę.

17. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku:

• zmiany przepisów prawa;
• zmiany zakresu działalności Administratora;
• uruchomienia nowych funkcji Serwisu;
• wdrożenia nowych narzędzi analitycznych, marketingowych lub informatycznych;
• zmiany sposobu przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.

Zmiana Polityki nie ogranicza praw nabytych przez osoby, których dane dotyczą, ani nie stanowi podstawy do wykorzystywania danych w nowych celach bez odpowiedniej podstawy prawnej.